Une heure par semaine pour animer une grande communauté
Jean-Michel Cornu
Intro
Source : Une heure par semaine pour animer une grande communauté
Prise de notes
Postulats de départ
- Tout le monde n’a pas tout son temps pour le groupe ni parfois l’intention de coopérer . Il faut bien sûr faciliter l’implication, mais également organiser le groupe afin qu’il fonctionne même avec une implication réduite ;
- Comprendre un aspect du groupe et trouver une solution pour l’améliorer ne suffit pas . Si vous réparez un pied cassé de votre tabouret en oubliant les deux autres, vous risquez de vous retrouver par terre !
NdL (notes de lecture) : Hm, effectivement, je suis souvent focalisée que sur un aspect ; ou bien je vois bien que je n'arrive pas à tout prendre en compte, alors je me décourage. Voyons comment il règle ce problème
- Chez l’être humain, la taille maximale d’une alliance est de douze .
- Au-delà de 12, c'est la loi des 90-9-1 qui s'applique.
Comprendre les éléments clés du groupe
1. Carte d'orientation de la communauté
Typologies de groupes collaboratifs :
- du groupes de travail qui développent des projets
- aux communautés où au contraire on cherche à toucher le plus grand nombre de personnes
Les différents stades d'un groupe (de plus en plus impliqué) :
- permettre à un ensemble de personnes de s’approprier des informations
- permettre de développer l’entraide et la montée en compétence collective
- développer des projets collectifs ;
- trouver des idées ou de faire des choix pas seulement en additionnant les contributions de chacun mais en développant également les interactions pour enrichir chaque contribution par celles des autres - > intelligence collective
Quatre type d'activités nécessaires pour faciliter tant les projets que la communauté :
- des informations : ces “flux d’actualités” permettent au plus grand nombre, en dedans et en dehors de la communauté, de suivre régulièrement ce qui se passe, voire de “s’accrocher au wagon” ;
- des rencontres : qu’ils soient en présentiel et/ou à distance, ces moments synchrones accélèrent les projets et facilitent l’implication des plus actifs ;
- des discussions entre les rencontres : ces échanges asynchrones (tout le monde ne suit pas au même moment) sont très importants en particulier pour ceux qui sont plus en posture d’observateurs, qui ne participent pas (ou pas à toutes) les rencontres, mais dont certains par la suite pourront s’impliquer, même en ayant suivi que partiellement ce qui se passe ;
- un espace de partage : contrairement aux informations-actualités dont le temps efface souvent la trace, il s’agit de classer les informations afin de les retrouver, quelque soit le moment où elles ont été proposées. Une personne nouvelle dans le groupe, ou une personne jusque là peu impliquée, doit pouvoir trouver facilement une information même ancienne si on veut faciliter son implication
La priorité donnée à certaines activités dépend de la culture des personnes :
- ceux qui sont plutôt réticents aux technologies privilégient les rencontres physiques mais négligent souvent les échanges entre les rencontres car ils impliquent la plupart du temps des outils de discussion à distance ;
- les passionnés de technologies vont d’abord penser aux outils mais peuvent se cacher derrière eux en espérant qu’ils traiteront seuls tous les aspects humains…
2. Des projets ouverts pour faire ensemble
Dans unprojet ouvert, l’avancement est partagé avec unecommunauté plus largequi peut y contribuer sans être aussi impliquée que“l’équipe projet”elle-même.
Deux types de participants pour un projet ouvert :
- les membres de l’équipe projet pour lesquels cela pose un problème s’ils ne font pas ce à quoi ils se sont engagés ;
- les autres membres de la communauté qui enrichissent le projet à chaque fois que l’un d’entre eux contribue.
Le facilitateur de projet
Role clé dufacilitateur de projet(!= porteur de projet, qui lui est focalisé sur son projet) : proactif, le facilitateur va s’intéresser au lien entre la communauté et ses différents projets.
- De façon régulière, le facilitateur de projets va prendre l’initiative de contacter les référents de chaque projet au moins une fois par mois
- Le facilitateur doit connaître le canal de communication privilégié de chaque personne qu’il doit contacter
Le facilitateur pose 3 questions au référent :
- quelle est la prochaine étape du projet ? (contrairement à l’objectif du projet, la prochaine étape est réalisable dans un temps court et permet de faire avancer le projet)
- quelle est la prochaine date de rencontre de l’équipe projet ?
- a-t-il partagé ces informations avec le reste de la communauté ? (si au bout d’un certain temps, le référent n’arrive pas à prendre le temps de partager les informations, le facilitateur peut le faire à sa place, mais il est bien plus intéressant pour la vie de la communauté d’avoir plusieurs porteurs de projets qui y interviennent).
3. La communauté
- La communauté a pour but la vie de la communauté alors que l’équipe projet à pour but le développement d’un projet.
- L’équipe projet gère des contraintes alors qu’une vaste communauté ouvre des opportunités
Loi des 90-9-1 :
- les proactifs , ceux qui prennent des initiatives, sont quelques pour cent (entre 1 et 5%)
- les réactifs , ceux qui réagissent lorsqu’on les sollicite, sont quelques dizaines de pour cent (entre 10 et 20%)
- les autres sont soit observateurs (ils suivent ce qui se passe sans contribuer) ou inactifs (ils ne suivent pas ce qui se passe et ont même peut être oublié qu’ils font partie du groupe)
A quoi sert une communauté ?
- à diffuser de l'information
- à s'entraider et à monter en compétence collectivement
- à faciliter des projets collectifs
- à développer de l'intelligence collective
Rôle capital dans une communauté : leleader
- souvent fondateur de la communauté
- idéalement suffisamment connus pour donner envie de devenir membre de la communauté et suffisamment légitimes pour servir d’arbitre
- attention à réussir à laisser de la place, accompagner
4. L'information
La principale clé de l’information dans une communauté n’est souvent pas d’identifier qui elle ne doit pas toucher, mais plutôt de prendre en compte qu’elleva s’adresser à des personnes qui n’ont pas le temps.
Penser auxtitres pleins.
Difficultés :
- trop de monde diffuse sans concertation des informations visibles en dehors de la communauté - > centralisre l'information ?
- pas assez de monde pense à diffuser de l’information - > confier ce projet à un groupe ou une personne ?
5. Des rencontres pour booster les + actifs (+ techniques d'animation)
Prise de note : tenter le rapport d'étonnement ? plutôt que de chercher un compte rendu exhaustif, mettez simplement les quelques éléments qui vous ont le plus étonnés dans ce qui s’est dit : ce qui vous a intrigué, stimulé, énervé, amusé
Ne pas oublier de fixer la date de la prochaine rencontre.
Etapes d'une rencontre :
- au début, ice breaking : chacun prend al parole une fois (15-20 minutes) :
- présentation (en mot clé pour éviter les monologues ? 140 caractères ? )
- point météo
- au milieu : différents types d'animation possible (cf
MultiBao
)
- Accélérateur de projet : faire intervenir des pairs pour résoudre les problèmes d’un projet
- Atelier de rue : façon d'échanger autour d'un thème, avec les habitants, passants ou usagers du lieu dans lequel il s'installe.
- Avis à la population : demander aux participants de representer le projet ou produit étudié sous forme d'une affiche, ce format permet de croiser des réprésentations de manière constructive (évite les oui mais).
- Action World-Cafe : variante de World Café adapté specifiquement pour produire une liste d'action à mener facilitant une mise en oeuvre concrète.
- Bièrestorming : travailler et réfléchir à des idées, mais dans un contexte inhabituel autour d'une bonne bière pour briser la glace et créer de la convivialité et de l'émulation.
- Diagramme d'analyse des acteurs clés : identifier tous les acteurs-clés potentiels - les personnes intéressées ou touchées par l'initiative - et les rapports qui les unissent.
- Atelier de rue : façon d'échanger autour d'un thème, avec les habitants, passants ou usagers du lieu dans lequel il s'installe.
- Cartographie communautaire : faire appel à des membres de la collectivité afin qu'ils dessinent des cartes des ressources, de l'utilisation des terres, des structures, des institutions et des associations de leur collectivité.
- Cercle excentrique / Fish Bowl : manière d'impliquer un plus grand groupe dans la discussion d'un plus petit groupe (5 – 8 personnes); son principe de base est qu'un participant doit écouter et attendre avant de s'exprimer.
- Les champs de force : identifier les problèmes, analyser les forces positives et négatives au sein d’une organisation ou d’un groupe à un moment précis.
- Débat mouvant : débat dynamique favorisant l’émulation et la prise de position
- Donut : ouvrir les participants à la vision des autres
- Les excercices énergisants : excercices sont à utiliser quand les participants ont un "coup de mou", pour dynamiser les activités, ou encore simplement aider les participants à se réveiller en bougeant en début de journée.
- Facilitation graphique : saisir au vol les paroles, les mots, les idées
- Forum Ouvert : explorer un sujet avec un nombre non limité de participants
- Gestion de parole : liste non exhaustive des différents types de pratiques de gestion de parole en réunion/formation.
- Gouvernance / organisations en cercle : alternative au mode de gouvernance pyramidal classique.
- Lean Canvas : valider et documenter un modèle économique
- Marché de savoirs : échanges de savoirs au sein d’un ensemble de stands
- Matrice d'appréciation : permet aux membres de la collectivité de décider de leurs préférences et de faire des choix parmi diverses options, à l'aide des critères qu'ils auront élaborés.
- Matrice du degré de satisfaction : consiste à demander aux membres de la collectivité de préciser à quel point ils sont satisfaits d'un aspect ou l'autre de leur collectivité.
- Moi, à ta place, je : se mettre au service d'un projet / d'une problématique / d'une personne / d'une équipe en faisant émerger l'intelligence collective et la créativité.
- Organiser un événement participatif : mieux faire vivre la coopération en présence
- Planification d'activités : préciser et noter les mesures à prendre pour atteindre des résultats précis.
- Pratiques dynamiques de présentation : différentes pratiques de présentation qui peuvent prendre place dans une animation ou une formation.
- Présent et futur / « analyse des champs de forces » : aider à élaborer et à valider une vision commune, en plus de faire ressortir les questions sur lesquelles il importe de se pencher ainsi que les ressources disponibles pour réaliser cette vision.
- Pomodoro synchrone : ne pas se déranger mutuellement quand on travaille ensemble
- Regardons plus loin… : Soutenir un groupe pour qu’il s’organise et réalise des activités concrètes
- Six chapeaux pour penser : technique pour examiner sous toutes les coutures telle ou telle décision. Elle nous aide à passer de styles de réflexion habituels à une vue plus complète de la situation.
- Surmonter les obstacles : Situer les problèmes à l’intérieur d’un groupe ou d’un travail, et planifier un travail en tenant compte des obstacles potentiels
- Sociocratie : prise de décision et mode de gouvernance autoorganisé
- Table découverte : une expérience ou un projet découvert chaque quart d’heure
- Théatre forum : débat participatif avec des scénarios mis en scènes par des comédiens
- Tiers lieux éphémères : Tiers Lieux à part entière que nous allons co-construire à l'occasion d'une journée ou d'un événement spécifique. Il s'agit la plus part du temps d'un lieu physique et/ou numérique que vous allez habiter un temps donné en lui donnant une âme et une dynamique d'ouverture par un processus d'animation appelé la conciergerie.
- World café : générer des idées par petits groupes, les participants changeant de table
- à la fin (15 min)
- rapport d'étonnement
- récap des actions à faire